درباره شرکت مشاورین فرزان راد
شرکت مهندسین مشاور فرزان راد در سال 1381 تأسیس گردید تا مواد اولیه مورد نیاز کارخانجات تولیدکننده مواد غذایی را فراهم نماید. این شرکت با استفاده از دانش و تجارب کارکنان و شرکای تجاری خود همواره سعی نموده تا با ارائه راه‌حل‌‌ها و استفاده از مواد طعم‌دهنده و بافت‌دهنده مناسب به تولید محصولات غذایی سالم و با کیفیت کمک نماید.
چالش‌ها
یکی از دغدغه‌های اصلی شرکت جمع آوری اطلاعات به صورت یکپارچه و در دسترس قراردادن آن بوده است. ثبت اطلاعات در فایل اکسل و یا سررسید‌ها و طبق سلیقه‌ی هر کارشناس فروش موجب شده بود که پراکندگی اطلاعات در شرکت زیاد شود و اطلاعات جامع و درست به راحتی در دسترس نباشد.
کار فروش B2B نیازمند این است که فروشنده‌ها بیشتر زمان خود را با مشتری بگذرانند، جلسات حضوری داشته باشند، به شهر‌های دیگر سفر کنند و شاید یک هفته خارج از شرکت باشند در نتیجه نیاز داشتیم بستری فراهم کنیم که این افراد در خارج از شرکت نیز به اطلاعات مشتریان خود دسترسی داشته باشند و فعالیت‌های خود را گزارش دهند.
با از دست دادن یک نفر از تیم فروش که امر اجتناب ناپذیری در هر شرکت است، خلاصه‌ای از فعالیت‌هایی که انجام داده، اینکه با چه شرکت هایی در تماس بوده چه مذاکراتی داشته است از دست می رود و قبل از رفتن از شرکت این فرد معمولا انگیزه‌ای ندارد که بخواهد خلاصه‌ای از وقایعی که با هر مشتری گذرانده به مدیریت اعلام کند در نتیجه عملا گذشته‌ی کاری آن کارشناس فروش با مشتریان از دست می‌رفت.
خرید سرور و قرار دادن آن در شرکت، پشتیبانی سخت افزار، تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات، محافظت از اطلاعات برای جلوگیری از ویروسی شدن و از دست رفتن آن‌ها برای مجموعه فرزان راد موضوع سخت و پیچیده‌ای است چرا که تمرکز شرکت بر فروش است در حالی که نیاز است اطلاعات که جز مهم‌ترین داده‌های شرکت هستد در جایی قرار داده شود که به درستی از آن حفاظت شود.
پیاده‌سازی راهکار
در ابتدا برای رفع دغدغه‌های اصلی شرکت در رابطه با بایگانی و یکپارچگی فرآیند فروش، بخش‌های فرصت و فاکتور و پیش فاکتور در تیم فروش پیاده سازی شد. به این گونه که تمامی کاربران اطلاعات فروش و مکالمات خود با مشتری را در نرم افزار ثبت می‌کردند. سپس با توجه به نیاز‌های جدید، بخش مدیریت نمونههای ارسالی مشتریان در سی آر ام راه اندازی شد به این ترتیب تیم فروش می‌تواند نمونههای ارسالی برای مشتریان را تا حصول جواب از آن‌ها ردگیری و نتایج آن را تحلیل نماید. در نهایت بخش هدف گذاری فروش راه اندازی شد که به وسیله آن بتوان اهداف فروش برای تمامی تیم فروش را مشخص و براساس آن آن‌ها را ارزیابی نمود.
نتایج پیاده‌سازی
پیاده‌سازی نرم افزار CRM کمک کرده است که نتایج زیر در مجموعه فرزان راد حاصل شود:
- استاندارد سازی رویه‌ها و ارزیابی عملکرد: با ورود CRM ادبیات و فرهنگی استاندارد در سازمان نهادینه شده است. استفاده از فرصت‌های فروش یک روش استاندارد مذاکره برای فروشنده‌ها را ایجاد کرد و اندازه گیری پرفورمنس هر فروشنده با یک خط کش استاندارد و با توجه به هدف گذاری انجام شده را میسر ساخت.
- مدیریت فرآیند فروش و پیش بینی: اکنون با کمک نرم افزار CRM بسیار راحت‌تر می‌توان وضعیت فروش‌های جاری را در جلسات گروهی بررسی نمود و همچنین فروش‌های آتی را پیش‌بینی کرد.
- تسهیل پیگیری‌های فروش: برخی مواقع فرآیندهای فروش در نهایت به فروش منجر نمی‌شوند ولی بعد از مدت زمانی طولانی با رجوع مجدد مشتری دوباره فرآیند فروش به جریان می‌افتد. اکنون با SarvCRM به راحتی می‌توان سابقه فعالیت‌های انجام شده در گذشته، نمونه ارسال شده برای مشتری و … را مشاهده نموده و فروش را پیش برد.
- مدیریت ارسال نمونه‌ها: یکی از مراحل فروش مهم در فرزان راد ارسال نمونه برای مشتریان و دریافت نظرات آنان روی نمونه‌ها است. در حال حاضر به راحتی از گزارشات CRM می‌توان متوجه شد که ارسال نمونه برای مشتریان در چه وضعیتی است، کدام مشتریان هنوز در خصوص نمونه‌ها پاسخی نداده اند، کدام نمونه‌ها با استقبال بیشتر روبرو شده‌اند و ….
- حفظ اطلاعات و ارتباطات با مشتریان: با تغییر یک کارشناس فروش حدود 80 درصد اطلاعات مشتریان آن برای شرکت در دسترس است و با رفتن آن‌ها همچنان اطلاعات مشتری و سابقه ارتباطات با وی در مجموعه حفظ می‌شود که این امر بسیار مهم است.
- استاندارد سازی اطلاعات: همواره تمامی اطلاعات در رابطه با هر مشتری و فعالیت هر کارشناس در یک فضای واحد و یکپارچه وجود دارد که می‌توان با رجوع به صفحه‌ی هر مشتری تمامی تماس‌ها و مذاکرات با او و همچنین آخرین گزارش‌های فروش را به دست آورد. بنابراین پراکندگی اطلاعات کاملا از بین رفته است.
سخن پایانی
آقای محمد سامانی مدیر عامل مجموعه فرزان راد:
برای انتخاب نرم افزار CRM با گزینه‌های زیادی مواجه بودیم. جلسه‌های متعددی با شرکت‌های تامین کننده نرم افزار CRM گذاشتیم و در نهایت سرونو را انتخاب کردیم زیرا متوجه شدیم فرهنگ CRM در این شرکت قوی‌تر است. همچنین شرکت سرونو از اولین شرکت‌هایی بود که موضوع cloud base بودن زیرساخت‌ها را مطرح کرد که این امکان را برای ما ایجاد می‌کرد تا کارشناسان فروش بدون نیاز به حضور از هر دیوایس و ابزار و مکان به اطلاعات دسترسی داشته باشند و در طولانی مدت نیز هزینه‌های استفاده ما از یک ابزار CRM را کاهش دهد.
سرویس و پشتیبانی صحیح نرم افزار امر بسیار مهمی است. نکته قابل توجه این است که نیاز‌ها و درخواست‌ها همواره نیز به همان شکلی که ما می‌گوییم قابل اجرا نیستند ولی تیم سرونو همواره نشان داده که بر روی درخواست‌هایی که از سمت مشتریان می‌آید فکر کرده و نیاز‌ها را می‌فهمد و تلاش می‌کند به آن‌ها پاسخ دهد.
برای هر شرکت مشابه با زمینه‌ی کاری ما CRM یک باید است. در این لحظه داستان زندگی با هر مشتری از ابتدای داشتن و استقرار CRM برای ما وجود دارد که از این بابت از تیم سرونو متشکریم.